Журнал регистрации трудовых договоров

Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров? Закон не обязывает его вести напрямую.

Но мы расскажем, почему без журнала не обойтись:

• он позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
• будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.
• журнал очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.

Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде. На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Для того, чтобы выбрать форму журнала, следует определиться с целью ведения документа. Если он будет применяться чисто в информативных целях, например, для контроля за сроками действия трудовых договоров, то компании будет достаточно ведения электронного журнала.

Если работодатель будет использовать его для доказательства выдачи документов на руки сотрудников в суде, в ходе трудовых споров или при проведении проверок, то целесообразно вести бумажный вариант. В этом случае журнал оформляется по стандартам делопроизводства — прошивается, нумеруется и заверяется подписью руководителя компании.

Правила ведения журнала

Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.

На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:

• номер по порядку;
• Ф. И. О. ответственного лица;
• должность;
• период времени;
• документ-основание;
• подпись ответственного лица.

Важно! Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Важно! Срок хранения такой документации, созданной до 01.01.2003, составляет 75 лет, позднее — 50 лет (п. 463 перечня типовых управленческих документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:

• изменяются форма или условия трудового найма;
• пересматриваются условия оплаты;
• осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
• регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
• вносятся изменения в персональные данные;
• оформляется временный перевод или временное замещение;
• сокращается испытательный срок и пр.

Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:

• заключаются письменно;
• составляются в 2 экземплярах;
• описываются в едином журнале или в отдельном реестре.

Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.

Журнал имеет юридическую силу и защищает работодателя и работника от неправомерного одностороннего изменения соглашений, если соблюдаются правила оформления и полнота внесения данных.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

В каком виде вести — электронном или бумажном

Решение о совместном или раздельном ведении учета принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, формуляры используются одновременно в двух форматах:

• электронном;
• бумажном.

Формы регистров для учета (и при совместной, и при раздельной фиксации сведений о ТД и допсоглашениях к ним) не регламентируются специальными НПА и законодательством. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет форму и структуру документа.

Это позволяет учесть специфику организации, выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный регистр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения споров. В специализированных магазинах можно купить журнал регистрации трудовых договоров, но чаще они создаются в электронном виде и перед практическим использованием для учета распечатываются и сшиваются.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие обязательные документы должны быть в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и правила заполнения

Учетные регистры и совместного способа ведения, и раздельного имеют практически одинаковый титульный лист, кроме названия. На титульном листе содержатся:

• название организации;
• название учетного регистра;
• интервал ведения — начало и окончание;
• Ф.И.О. и должность ответственных за ведение.

Если выбран вариант совместного учета, образец журнала регистрации служебных контрактов (с разделом для дополнительных соглашений) выглядит следующим образом.

Напоминаем основные правила оформления и ведения регистра учета допсоглашений:

• все записи для учета нумеруются;
• указываются номера изменяемого ТД, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
• фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
• графа при раздельном учете отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
• вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных договоров.

При раздельном учете графы формуляра изменяются:

Сколько хранят регистр

Срок хранения ТД и допсоглашений к ним составляет:

• 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
• 75 лет — до 01.01.2003.

Журналы учета хранятся столько же: Порядок регулируется ст. 435, 463 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Образец заполнения

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Какие графы должны быть включены в журнал регистрации

Кроме того рекомендуется предусмотреть специальный раздел, где можно указать сведения об ответственном за ведение журнала регистрации сотруднике.

Обратите внимание! Чтобы закрепить за сотрудником факт несения материальной ответственности, необходимо заключить отдельный документ. Для надлежащего ведения учета таких документов нужна специальная форма.

Совет от экспертов! Помимо журнала регистрации трудовых договоров рекомендуется вести еще одну регистрационную форму, в которой в отдельном порядке будут регистрироваться договоры о материальной должностной ответственности.

Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?

Как уже было сказано, вопрос о ведении журнала регистрации остается на усмотрение работодателя. Вместе с этим, если в компании такой журнал предусмотрен, то чаще всего его ведет кадровик. Иногда эти обязанности могут возлагать на бухгалтеров.

Далее предлагаем разобрать, как правильно заполнить журнал учета.

Первый шаг: сначала следует прошить журнал учета. В первую очередь на этапе подготовки прошейте все страницы и сделайте заверительную надпись. Для этого используйте прочную нить, которую следует пропустить в имеющиеся отверстия начиная сзади, а затем вверх, а после назад в среднее отверстие.

Концы нити, выведенные назад, связываются узлом, обхватывая проходящую от верхнего до нижнего отверстия часть нити.

Вам также будет интересно:

Второй шаг: прошитый журнал регистрации надо подписать на оборотной стороне. Оставшиеся концы нити приклеиваются к последней странице с помощью бумажной полоски квадратной формы. На эту полоску нанесите следующую надпись: «В журнале прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 листа».

Эта надпись должна быть заверена уполномоченным сотрудником или руководителем (указана должность, ФИО, дата и подпись ответственного). На бумажную полоску проставляется печать. Важно, чтобы одна часть оттиска располагалась на полоске, а другая захватывала лист журнала регистрации.

Третий шаг: внесите записи в порядке хронологии. После этого журнал учета готов к работе. При внесении записей по регистрации договоров важно соблюдать хронологическую последовательность.

Сколько нужно хранить журнал регистрации?

В процессе своей деятельности каждая компания ведет множество журналов регистрации и учета. Все они в целом используются для того, чтобы учитывать и структурировать:

• документы (личные дела, трудовые договоры и тому подобное);
• события (проведение проверок теми или иными ведомствами);
• факты (выдача справок, ознакомление сотрудников с локальными актами компании).

С помощью журналов регистрации гораздо проще отыскать необходимую информацию, проанализировать факты и прочее. К примеру, в журнале регистрации можно найти сведения о дате последней проверки ГИТ.