Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются государственные контракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.
Виды хранения документации
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее хранение — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное хранение — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Зачем хранить договоры с поставщиками
- Текущее хранение необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
- Архивное хранение требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Как определить, срок хранения
- Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
- Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится;
- открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ;
- найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид;
- найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Важно! 360-ФЗ от 02.07.2021 вносит существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст.
4 44-ФЗ пропишут, сколько должны храниться договоры в организациях. 6 лет при условии, что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены.
Исключение — за обоснования, включаемые в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 закона о контрактной системе.
Сейчас в ФКС приведен минимальный набор документов и сроки их хранения только для двух процедур — конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч.
13 ст. 90 44-ФЗ).
Что делать, если срок не установлен Перечнем
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все.
- Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 Перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Ответственность за несоблюдение правил хранения
- За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в виде штрафа:
- на граждан — от 1 до 3 тыс. руб.;
- на должностных лиц — от 3 до 5 тыс. руб.;
- на юридических лиц — от 5 до 10 тыс. руб.
- Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, например, в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Мария Вергаскина Вергаскина 2021-11-24T11:58:44+00:00 24 ноября, 2021 | Комментарии к записи Сроки хранения договоров с поставщиками и контрагентами отключены
Зачем хранить договоры с поставщиками
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить бухгалтерские документы в 2022 году. Используйте эти инструкции бесплатно.
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
360-ФЗ от 02.07.2021 внес существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст.
4 44-ФЗ закреплено, сколько должны храниться договоры в организациях, — 6 лет. При условии что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены.
Исключение — обоснования, которые включают в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 Закона о контрактной системе.
Новые сроки едины для всех процедур.
Теперь в Федеральной контрактной системе установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками по 44-ФЗ. Все соглашения и связанные документы хранят минимум 6 лет. Столько же сохраняют извещения, проекты контрактов, обоснования НМЦК.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем — требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
- Если сроки в приказе № 236 и 44-ФЗ отличаются, то надо ориентироваться на Федеральную контрактную систему.
Каковы сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2022 году:
- 75, если документ закончен делопроизводством до 01.01.2003;
- 50, если после этой даты.
Все документы, которые связаны с закупками по 44-ФЗ, теперь хранят минимум 6 лет. При сравнении двух нормативов — 44-ФЗ и приказа № 236 — заказчик выбирает порядок, описанный в Федеральной контрактной системе.
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2022 году.
Тип договора | Сколько хранить (лет) | Примечание |
---|---|---|
Заем | 5 | |
Кредит | ||
Заем с условием о залоге имущества | 10 | Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
Кредит с условием о залоге имущества |
И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2022 году.
Если документ однозначно не указан в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019, то храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечения срока действия или прекращения обязательств по нему.
Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.
Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:
- на граждан — от 1000 до 3000 рублей;
- на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.