На практике приказы делятся на несколько групп по направлению их действия. Так можно выделить следующие виды:
- приказы по личному составу;
- приказы по хозяйственной части;
- приказы по управлению деятельностью фирмы целиком.
Для того чтобы лучше понимать природу приказов, разберём каждый вид в разрезе.
Приказы по личному составу
Приказ по личному составу имеет своей целью каким-то образом воздействовать на сотрудника организации. Речь может идти о:
- применении дисциплинарного взыскания;
- переводе на другую работу;
- увольнении с предприятия;
- уходе в отпуск;
- возложение ответственности.
По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ, работники должны быть под подпись ознакомлены со всеми приказами, которые издаются в их отношении. Таким образом автограф подчинённого на официальной бумаге обязателен. В противном случае приказ не будет иметь юридической силы.
Приказы по хозяйственной части
К приказам по хозяйственной части будут относиться документы, каким-то образом регулирующие внутреннюю деятельность фирмы. Как правило, речь идёт о проведении на предприятии каких-либо мероприятий:
- инвентаризация;
- служебное расследование;
- иные процедуры, требующие коллегиальности.
Для реализации большинства распоряжений из этой группы формируется специальная комиссия, в состав которой входят сотрудники организации-работодателя. Только так приказ будет признан полностью законным.
Управленческие приказы
Управленческие приказы – это самая важная группа из всех представленных выше. К ней будут относиться официальные бумаги, которые влияют на всю компанию в целом. Сюда относят:
- ликвидацию компании;
- организацию структурного подразделения;
- реорганизацию фирмы.
Для принятия всех подобных решений требуется автограф директора и, если речь идёт об обществе как об организационно-правовой форме, решение собрания учредителей или одного учредителя (если он представлен в единственном числе).
Структура приказа
Каждый приказ имеет общую структуру и состоит из следующих элементов: реквизиты, описательно-мотивировочная часть, распорядительная часть и подписи. Разберём каждую из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке документа должно быть прописано полное наименование организации-работодателя, а также в отдельных случаях ИНН, ОГРН и прочие сведения (ликвидация, открытие структурного подразделения). Далее официальной бумаге присваивается уникальный номер для хранения и документооборота, оставляется дата (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его её составления.
Следующий структурный элемент – мотивировка. Любой приказ руководителя предприятия должен быть чем-то мотивирован. Мотивировка в свою очередь также делится на две группы: основание и обоснование. Под первым понимают нормативно-правовую основу, а под вторым – реальные причины принятия решения.
Распорядительная часть – самый важный элемент приказа. Здесь директор по пунктам отдаёт своим подчинённым определённые распоряжения, которые они должны выполнить в обусловленные сроки.
Подписи. По общему правилу в приказе должны расписаться все упомянутые в его тексте лица, а также руководитель лично. Сюда входят и исполнители распоряжения и те лица, в отношении которых документ и был издан.
Какие приказы относятся к личному составу?
Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.
- о приеме на работу;
- об увольнении;
- о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
- о переводе на другую должность или в другое подразделение;
- о замещении отсутствующего сотрудника;
- о выплате вознаграждений;
- о привлечении к работе сверхурочно;
- о дисциплинарном взыскании;
- о направлении в командировку.
Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.
Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.
Важно!
Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.
Образец приказа по личному составу:
Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор.
За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.
Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).
Учет приказов по личному составу
Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).
В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:
- приему на работу;
- увольнениям;
- отпускам;
- командировкам и т.д.
Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:
Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.