Письмо просьба

Организации в процессе работы взаимодействуют с контрагентами, органами местного самоуправления, с бюджетными учреждениями. Причины взаимодействия разнообразны: от официальных переговоров по сделкам до обращений за содействием в решении вопросов.

Наиболее распространенные причины обращений:

• заказ образцов продукции;
• просьба о совместной работе в решении задачи;
• предложение сотрудничества;
• запрос сведений и пр.

Как правильно составить обращение

Единый образец делового письма с просьбой на законодательном уровне не утвержден, поскольку организации ведут документооборот по внутренним правилам.

Юрлицо или предприниматель вправе ориентироваться на требования ГОСТов при составлении деловых бумаг или закрепить собственные требования локальным нормативным актом. Закрепление правил составления бумаг необязательно для хозяйствующего субъекта.

Если в организации утвержден образец прошения — работники составляют письма по единому шаблону.

Вот правила, которые соблюдают при составлении письменного обращения:

1. Используйте фирменный бланк. Если его нет — документ составляют на чистом листе А4.
2. В верхней части обращения размещают сведения об организации-составителе: название, адрес, ИНН, контактные данные.
3. Далее указывают получателя письма: наименование организации, должность и ФИО получателя или наименование отдела.
4. Указывают дату составления, исходящий номер.
5. Вносят название письма: «обращение, запрос» и пр.
6. Далее составляют текст письма.

При составлении текста придерживайтесь алгоритма:

1. Просьбу начинают с обращения: «уважаемый руководитель, уважаемый партнер» и пр. Если известны ФИО и должность получателя документа — обращайтесь по имени и отчеству.
2. Текст начинают с объяснения причины обращения: «ввиду наличия у вашей компании необходимых навыков», «учитывая многолетнее сотрудничество» и пр. Необходимо подробно описать ситуацию, послужившую причиной для направления письма. Рекомендуем придерживаться уважительного стиля изложения.
3. Далее излагают просьбу. Если обращение предполагает несколько действий от контрагента, то их нумеруют и излагают последовательно.
4. Обращение завершают так: «с уважением, (ФИО подписанта)».

При необходимости к письму прилагают документы, которые потребуются контрагенту для ответа на ваш запрос.

Если в организации утвержден образец письма с просьбой оказать содействие – придерживайтесь утвержденного оформления. При отсутствии соблюдайте рекомендации:

1. Выравнивание текста по ширине.
2. Шрифт 12–14.
3. Междустрочный интервал 1–1,5.
4. Соблюдайте абзацы.
5. Не используйте большое количество выделений одновременно: курсив, подчеркивание, жирный шрифт. Если хотите обратить внимание на часть текста — используйте смысловое выделение или вынесите мысль в отдельный абзац.

Готовый документ подписывает руководитель или иное должностное лицо. Рекомендуем оставить контакт исполнителя документа.

Примеры писем в разные инстанции

Вот образец, как правильно пишется просьба о выделении денежных средств:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Адрес: г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1
Тел. 8-980-111-11-11

Комитет дополнительного образования

Адрес: г. Москва, 2-й Бюджетный проезд, д. 1

Уважаемый Петр Иванович!

Учитывая многолетнюю помощь и поддержку Комитетом нашего учреждения, обращаемся к вам с просьбой о выделении денежных средств.

В нашем здании заменены окна во всех кабинетах, кроме кабинета № 14. В нем установлены деревянные окна. Рамы критически изношены. Зимой в кабинете очень холодно — дети простывают.

Просим вас оказать содействие в замене окон на современные пластиковые стеклопакеты.

С уважением, директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванов / Иванов И. И.

Вот образец письма-обращения к руководителю учреждения:

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Структура текста документа

Письмо с просьбой не может быть унифицировано и написано по стандартному образцу. Тем не менее, оно является официальным документом и требует соблюдения правил ведения деловой корреспонденции. Грамматические, синтаксические, пунктуационные ошибки, исправления и подчистки недопустимы.

Для достижения максимального эффекта необходимо персонализировать прошение и обращаться к получателю по имени отчеству. Так, примером начала письма может быть: «Уважаемый Сергей Степанович».

В большинстве случае текст включает в себя вводную и основную часть. Во вводной части должна содержаться:

• причина («вследствие изменения цен на энергоносители…», «в связи с производственной необходимостью», «в связи с отсутствием мест в детском саду» и т.п.);
• цель («в целях безопасности прохождения груза…», «для согласования спорных вопросов» и т.п.);
• ссылка («на основании нашего телефонного разговора», «учитывая, что производственные показатели снизились на…», «на основании постановления Правительства № __ от и т.п.).

В основной части заключается сама просьба. Ее необходимо высказывать с применением глагола «просить». Производная форма от этого глагола может быть любая («прошу вас», «убедительно прошу»). Учитывая повод такого послания, уважительная манера приветствуется и в основной части письма.

При обращении с несколькими запросами следует разбить вводную часть на абзацы и в каждом из них указать отдельную просьбу. При нехватке места на странице следует взять еще один чистый лист, т.к. писать можно только с одной стороны. В таком случае нумерация ведется со второго листа.

Если подразумевается, что ответ на письмо должен быть получен в конкретный срок, следует отметить это в тексте.

Отправлением и получением корреспонденции обычно занимается секретарь, либо целый отдел организации. Необходимо помнить, что письмо могут прочесть до передачи адресату. Чтобы этого не произошло, нужно ставить пометку «конфиденциально», либо «лично в руки».

Образец

Пример грамотно составленного обращения президенту. В письме коротко и доходчиво объясняется причина обращения, которая звучит вполне убедительно. Затем следует само прошение (помощь музею), а далее отправитель использует действенный прием. Он напоминает о вышедшем незадолго до этого Указе, акцентируя внимание на актуальности проблемы.

Частные рекомендации

Написать действительно хорошую, убедительную просьбу может человек наделенный чувством такта, владеющий слогом, имеющий опыт в деловой переписке. Нужно понимать психологические аспекты, уметь поставить себя на место адресата, постараться составить обращение так, чтобы ему это было интересно и, возможно, с определенной точки зрения, выгодно.

Как заинтересовать получателя:

• соблюдать почтительный тон к конкретному лицу, группе лиц;
• указать, почему запрос поступает именно к этому человеку;
• убедить адресата, что выполнение просьбы принесет ему выгоду. Это может быть реализация привлекательной возможности получателя или решение актуальных для него вопросов;
• описать проблему таким образом, что она глубоко тронет адресата.

Рекомендуется не писать длинный текст – получатель не дочитает его до конца. С юридической и психологической точки зрения также важно оформление документа, это формирует правильный имидж, «показывает лицо» отправителя.

Как отправить письмо-просьбу

Для отправки ходатайства заявитель выбирает любой удобный способ:

• пересылка почтой;
• личная доставка;
• факсимильная связь;
• электронный адрес;
• интернет-сервисы.

Почтовая пересылка

Консервативный способ отправления корреспонденции с помощью почтовых служб занимает длительное время. Но таким образом есть возможность солиднее и привлекательнее оформить документ. Речь идет об использовании хорошей бумаги, красивого каллиграфического почерка, если послание пишется от руки.

Это подчеркивает важность обращения для адресанта, показывает его особое отношение к получателю.

Чтобы быть уверенным, что просьба дойдет до адресата лучше отправлять письмо с уведомлением о вручении.

Личная доставка

С оформленным обращением также можно обратиться в приемную организации. Рекомендовано составлять две копии письма. Одна останется у получателя, а вторая, с отметкой о получении, у заявителя.

Обязательно проследите, чтобы письмо или жалоба были внесены секретарем в книгу входящей корреспонденции.

Факсимильная связь

Не самый удобный вариант, особенно если факс настроен на автоматический прием корреспонденции. Юристы рекомендуют после отправки обязательно связаться с секретарем и уточнить, получено письмо или нет и насколько оно читаемо. В противном случае просьба рискует просто затеряться среди бумаг.

Электронная почта

Интернет-сервисы

На официальном сайте практически любой организации предусмотрена возможность отправить обращение. Если это торговая площадка, то обычно это форма обратной связи. Если просьба адресована чиновникам, то это электронная приемная (или интернет-приемная).

Все, что необходимо – заполнить обязательные поля и нажать «Отправить». Правила оформления, требования к запросам и сроки их рассмотрения обычно прилагаются.

Видео: Реакция чиновников на просьбу пенсионерки

Зачем могут составляться письма-просьбы

Ведение бизнеса предполагает как поддержание отношений с уже имеющимися контрагентами, так и постоянное взаимодействие с новыми. Письма-просьбы составляются по достаточно широкому кругу вопросов и могут адресоваться как лицу или организации, с которыми у его отправителя уже сложились отношения, так и новому контрагенту или государственному органу, структуре и т.п.

Как правило, организация или лицо — автор письма просят о содействии в решении какого-то вопроса. Для того чтобы письмо с большей долей вероятности имело успех, необходимо соблюсти два важных условия:

• адресат должен обладать компетенцией в удовлетворении просьбы;
• автор обращения должен иметь право обратиться с данной просьбой.

Письма-просьбы официального характера о направлении информации принято называть запросами. С правилами составления соответствующих запросов вы можете ознакомиться в разделе «Запросы» нашего сайта.

Письма-просьбы, касающиеся выполнения определенных действий, принято называть заявлениями или жалобами в зависимости от их характера. С правилами составления жалоб и заявлений также можно ознакомиться в соответствующих разделах нашего сайта.

К кругу вопросов, которые решаются посредством направления писем-просьб, относятся:

• предоставление информации о состоянии счета, кадровом составе организации, об актах гражданского состояния;
• рассмотрение предложений о сотрудничестве, о проведении мероприятий, о заключении договора, об участии в мероприятии;
• подтверждение получения документов, информации, направленной ранее;
• проведение каких-либо действий (возврат денежных средств, направление документов) и так далее.

Кто может составлять письмо

Как уже было отмечено выше, одним из главных условий является право обращения отправителя письма с просьбой данного характера. К примеру, просить о предоставлении информации о живом гражданине в органах (архиве) ЗАГС имеет только сам гражданин, его опекуны и некоторые государственные структуры (суд), а в случае, если речь идет о ребенке — его родители.

Кроме того, в отношении юридических лиц действует правило: письмо от имени организации должно быть подписано лицом, имеющим право направлять запросы или просьбы от имени этой организации. Как правило, это первые руководители организаций и главный бухгалтер.

Адресоваться письмо может как одному лицу или организации, так и группе лиц или организаций в случае, если просьба носит общий характер.

Общие правила

Поскольку в большинстве случаев письмо-просьба является инициативным, важно, чтобы оно было мотивированным. В качестве мотивов, побудивших отправителя обратиться к конкретному адресату, могут быть использованы:

1. устные договоренности, достигнутые путем телефонных переговоров, на неформальных встречах;
2. письменные договоренности, достигнутые, например, по электронной почте в результате предварительных переговоров;
3. нормативы (законы и подзаконные акты местного и федерального значения);
4. заключенные договоры;
5. исполнение предписаний вышестоящего органа;
6. предупреждение возможных неприятных последствий как для отправителя, так и для получателя просьбы, которые могут наступить в случае неудовлетворения просьбы, и т.п.

Допускается и считается правилом хорошего тона указание на:

• заслуги и репутацию адресата в случае, если письмо предполагает налаживание деловых отношений, заключение контракта и т.п.;
• заслуги и репутацию отправителя — как дополнительного аргумента в пользу того, чтобы просьба была удовлетворена.

При составлении письма необходимо руководствоваться общими правилами деловой переписки. Письмо, направляемое от имени организации, должно быть оформлено на фирменном бланке (если организация им пользуется), составлено грамотно, с использованием канцелярских оборотов. Если письмо является просьбой, а не заявлением и не запросом, допускается обращение к адресату непосредственно перед текстом самого письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!».

Правилом хорошего тона является упоминание автора письма в единственном числе: не «просим Вас», а «прошу Вас», если письмо подписывается руководителем организации. Фамильярность в обращении недопустима.

Недопустимо благодарить адресата просьбы за ее выполнение заранее.