- Как могут поймать неоформленных сотрудников
- Вы узнаете
- Когда ИП опасно нанимать работников без оформления
- Когда предприниматели сами себя «выдают»
- Как накажут за «неофициалов»
- Как оформить сотрудника на работу к ИП
- Какие обязанности у ИП с сотрудниками
- В чем особенности договоров ГПХ
- Отличия трудового договора от договора ГПХ:
- Сколько налогов платить с зарплаты
- Пример расчета взносов
- Какие отчеты сдавать по работникам
- Как вести зарплатный учет «на автомате»
- ⏱ Время прочтения — 6 минут
- Что грозит за нарушение трудового законодательства
- Какова вероятность проверки
- А чем докажут?
- Дело не только в штрафах
- Вернуться в начало
- Читать дальше
- HeadHunter
- Новости и статьи
- Сервисы для соискателей
- Молодым специалистам
- Что должен сделать ИП-работодатель
- Какие налоги необходимо уплачивать за сотрудников
- Какую отчетность необходимо сдавать индивидуальному предпринимателю
- Брать или не брать: во сколько обойдется неофициальный работник
Своевременное оформление персонала в соответствии с нормами ТК поможет предупредить штраф. Необходимо:
— заключать со всеми работниками трудовой договор;
— своевременно сдавать отчеты в ПФР и ФСС;
— вести документацию: оформлять заявления, приказы, делать записи в трудовой книжке.
Договор, который заключает работник, должен содержать полное ФИО, реквизиты работодателя, указание будущей должности, подписи обеих сторон. В таком случае документ будет считаться юридически верным.
Предпринимателю, который использует теневой наемный труд, грозит в случае обнаружения этот факта ощутимый штраф. Ответственность ИП в данном случае может быть административной и уголовной (в случае долговременного нарушения и крупного материального ущерба государству). Перечислим, что можно ожидать в обоих случаях.
— Административная ответственность – штрафные выплаты в размере 1-5 тысяч рублей за каждого сотрудника или принудительная остановка работы организации на срок до 90 дней.
— Уголовная ответственность – выплаты в размере 100-300 тысяч рублей или тюремное заключение на срок до 2 лет с невозможностью дальнейшей предпринимательской деятельности в прежней сфере.
И в той, и в другой ситуации работодатель обязан возместить казне страны ущерб (недополученные налоги). Для массовой проверки задолженностей воспользуйтесь партнерской программой от простых платежей.
В 2022 году можно получить крупный штраф за использование труда нелегалов-мигрантов. Минимальная выплата, которая предстоит ИП в такой ситуации – 25 тысяч рублей, максимальная – 50 тысяч (70 в Москве и Санкт-Петербурге, а также в прилегающих к этим городам областях).
Как могут поймать неоформленных сотрудников
Контролирующие органы, которые отслеживают нарушения работодателей по отношению к сотрудникам, невыплату налогов – это трудовая и налоговая инспекция соответственно. Они могут обнаружить, что предприниматель работает не в полном соответствии с законом. Иногда проводятся совместные рейды представителей нескольких структур одновременно.
Трудовая инспекция устраивает периодические плановые проверки организаций. Причиной визита инспекторов может стать любой неоформленный сотрудник, подавший жалобу, или фирма-конкурент. Со стороны налоговой факт нарушения может быть зафиксирован в результате камеральной или выездной проверки.
Чтобы избежать проблем с законом, ведите бизнес в соответствии с нормативами – в таком случае не придется беспокоиться о штрафах за персонал или налоги.
Вы узнаете
Когда ИП опасно нанимать работников без оформления
Предприниматель, как и организация, может официально выступать работодателем. Более того, если работники фактически есть, ИП обязан их оформить. О наличии сотрудников налоговая догадается, например, по следующим признакам:
- Физически нереально осуществлять деятельность без работников.
Например, у вас два круглосуточных магазина или кафе. Сам ИП не сможет работать одновременно в обоих — нужен хотя бы один работник. Налоговая «увидит» все ваши магазины из заявления на патент или по сведениям о регистрации онлайн-касс. Также отследит, что на всех кассах числится один кассир, он же сам ИП.
- Миллионные суммы доходов и трудозатратный вид деятельности.
Наличие доходов говорит о том, что деятельность ведется, а ваш ОКВЭД — о том, что должны быть работники. Например, строительные работы, которые одному человеку выполнить не под силу. В этом случае налоговая может организовать выездную проверку строительного объекта.
Когда предприниматели сами себя «выдают»
- Кассир в чеках ККТ — не сам ИП.
Все данные чеков онлайн-касс доступны налоговой, в том числе ФИО кассира. Если ИП не сдает зарплатные отчеты, но в чеках указан кассир — это повод для проверки.
Многие ИП делают так в надежде закрепить материальную ответственность неоформленного кассира. Но даже если вам удастся взыскать ущерб через суд, скорее всего, он будет перекрыт суммой доначисленных налогов и штрафов.
- Подписи «работников» в документах.
Например, в накладных от поставщиков за грузополучателя расписывается ваш неоформленный работник. Или на него оформляются доверенности на получение материальных ценностей. Если налоговая запросит ваши документы, подтверждающие закупки товаров, вместе с ними увидит и вашего работника.
- Справки для неофициальных работников.
Чаще всего выдают справки для банка на получение кредита или, например, для оформления визы. Для мелких займов такая справка может и пройдет, но для получения ипотеки в ней нет смысла: банки сверяют доходы работника со сведениями из налоговой.
- Выплата зарплаты работникам через расчетный счет или карту ИП.
Если наличные выплаты инспекторы не могут отследить, то все движения по счету как на ладони. Исправные выплаты одним и тем же людям примерно одинаковых сумм говорят сами за себя.
«Выдать» вас как работодателя могут и сотрудники. Жалобы в Трудинспекцию — не редкость. В этом случае вероятность проверки сначала ГИТ, а потом и налоговой очень велика. Большинство всех внеплановых проверок ГИТ — именно по причине жалоб сотрудников.
Как накажут за «неофициалов»
За отсутствие оформленных трудовых отношений грозит:
- 5 000 — 10 000 рублей (до 40 000 рублей за повторное нарушение).
- Налоговая ответственность:
- штраф 40% неуплаченных взносов за весь период, 20% неуплаченного НДФЛ; за каждый день просрочки;
- уплата НДФЛ, страховых взносов (в общей сложности 43% зарплаты) за весь период неофициальной работы.
- штраф от 100 000 рублей или реальный «срок» от 1 года.
Как видите, безопаснее (и дешевле) не нарушать закон и оформить работников официально. Для этого ИП может заключить трудовой договор или договор подряда (договор гражданско-правового характера, ГПХ).
Как оформить сотрудника на работу к ИП
Соберите документы с сотрудника:
- Паспортные данные, СНИЛС, ИНН (можно самим найти через сервис ФНС) — для оформления кадровых документов и отчетов.
- Документ об отношении к военной службе (военный билет, приписное свидетельство) — для ведения воинского учета.
- Трудовая книжка (если есть) и/или форма СТД-Р с предыдущей работы — для расчета трудового стажа.
- Документы об образовании.
- Справка о среднем заработке (№ 182н) с предыдущей работы — для расчета пособий.
- Свидетельства о рождении детей, справка 2-НДФЛ с предыдущей работы, заявление от сотрудника в свободной форме — для предоставления налогового вычета на детей.
- Другие справки и документы, если этого требует должность. Например, если у вас частный детсад, воспитателям понадобится медицинская книжка и справка об отсутствии судимости.
Поблажки для небольших ИП. Если у вас не более 15 работников и доход не превышает 120 млн. рублей за год, вы можете заключать трудовые договоры по типовой форме и не использовать локальные нормативные акты.
Какие обязанности у ИП с сотрудниками
Принимая работников по трудовым договорам, ИП обязан:
Оформить трудовой договор с работником в письменной форме в течение 3 дней с момента, когда он приступил к работе. Издать приказ о приеме на работу.
Для ИП, у которых не более 15 работников и доход не превышает 120 млн. рублей за год, объем кадровой документации снижен. Они могут заключать трудовые договоры по типовой форме и не использовать локальные нормативные акты.
Если устроить работника не на полную ставку, то все минимальные значения будут ниже. Например, МРОТ для работника на 0,5 ставки в 2022 году будет не 15 279 рублей, а 7 639,50.
Кадровый учет на автомате
В чем особенности договоров ГПХ
Отношения с работниками регулирует Трудовой кодекс, а с исполнителями по договорам подряда — Гражданский кодекс. Поэтому по договорам подряда ИП не обязан:
- Оформлять кадровые документы и вести трудовую книжку.
- Вставать на учет в ФСС, если в договоре ГПХ не прописана уплата взносов в ФСС.
- Проводить спецоценку условий труда.
- Соблюдать сроки и минимум для заработной платы. По договору ГПХ выплачивается не зарплата, а вознаграждение в любом размере и в любые сроки, прописанные в договоре.
- Выплачивать отпускные и больничные. Это гарантии действуют только для работников.
- Платить взносы в ФСС 2,9% и 0,2%.
Договор ГПХ намного привлекательнее для работодателя. Но Трудинспекция тоже знает об этом, поэтому если ваш договор подряда на деле окажется трудовым, инспекторы легко это вычислят, переквалифицируют в трудовой и привлекут к ответственности.
Отличия трудового договора от договора ГПХ:
- Работы по договору ГПХ носят нерегулярный характер, важен не процесс работы, а ее результат. Например, кассира нельзя устроить по договору ГПХ, а рабочих для отделочных работ на конкретном строительном объекте — можно.
- По договору ГПХ исполнитель не подчиняется режиму работы и внутреннему трудовому распорядку заказчика. Никаких штрафов за опоздания и долгие перекуры и тем более «за отсутствие на рабочем месте».
Сколько налогов платить с зарплаты
- НДФЛ — 13 % с заработной платы и с вознаграждения по договору ГПХ.
Срок уплаты — каждый раз при выплате зарплаты (не позднее следующего дня). По отпускным и больничным уплата до конца месяца.
- Страховые взносы в налоговую — 30% с заработной платы. С вознаграждения по договору ГПХ сумма взносов — 27,1% (взносы на социальное страхование уплачиваются, только если предусмотрены договором ГПХ).
С 2021 года для ИП — субъектов малого и среднего предпринимательства действуют льготные ставки взносов с выплат, превышающих МРОТ. Узнать, включены ли вы в реестр МСП можно на сайте налоговой.
- Страховые взносы в ФСС — от 0,2% до 8,5% в зависимости от основного кода ОКВЭД. Узнать тариф взносов по коду деятельности можно на портале ФСС. С выплат по договорам ГПХ взносы в ФСС можно не платить, если они не прописаны в самом договоре.
Срок уплаты взносов — до 15 числа следующего месяца.
Пример расчета взносов
У ИП (ОКВЭД 49.41) 2 работника на 0,5 ставки с окладом 10 000 руб. В январе ИП заключил договор ГПХ (без взносов на социальное страхование), акт по нему подписан 31.01.2022 на сумму 30 000 руб. Выплата заработной платы и вознаграждения по ГПХ — 10.02.2022. Рассчитаем НДФЛ и взносы за январь 2022.
НДФЛ: (10 000 + 10 000 + 30 000) х 13% = 6 500 руб. Уплата не позднее 11.02.2022.
На руки работники и исполнитель по договору ГПХ получат сумму за минусом НДФЛ: 50 000 — 6 500 = 43 500 руб.
Взносы в налоговую: (10 000 + 10 000) х 30% + 12 792×27,1% + (30 000 — 12 792) х 15% = 12 047,83 руб. Уплата не позднее 15.02.2022.
Взносы в ФСС: (10 000 + 10 000) х 0,7% = 140 руб. Уплата не позднее 15.02.2022.
Какие отчеты сдавать по работникам
По договорам ГПХ сдавать отчет в ФСС нужно только в том случае, когда уплата взносов в ФСС прописана в договоре.
Плюс работодатели должны сдавать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД — на следующий день после приема или увольнения (только по трудовым договорам). А также сведения о работниках в ФСС — в течение 3 дней с момента получения таких сведений.
Расчет зарплаты и отчетность для ИП
Как вести зарплатный учет «на автомате»
С современной программой учета кадровые и отчетные документы — точно больше не повод оставлять работников «в тени». СБИС возьмет на себя процесс трудоустройства работника:
- Выведет чек-лист необходимых документов.
- По сканам паспорта и СНИЛС «заведет» работника в базу.
- Сформирует трудовой договор, приказ и другие нужные кадровые документы. Вам останется только их распечатать и подписать.
Кроме кадрового оформления СБИС полностью автоматизирует начисление зарплаты, расчет налогов и взносов с нее. Но самое главное — программа сделает за вас самую «страшную» работу — заполнит все необходимые отчеты, напомнит о сроках сдачи и даже отправит их в ведомства.
Как оформить сотрудника на полставки
Пропишите в трудовом договоре условие о неполном рабочем времени и режим работы. Например, если принимаете работника на 0,5 ставки, можно указать такой режим:
- Продолжительность рабочей недели: пятидневная, с двумя выходными (суббота, воскресенье);
- Продолжительность рабочего дня 4 часа: с 9.00 до 13.00.
Пропишите оклад исходя из ставки. Например, если полный оклад 20 тысяч рублей, то для работника на 0,5 ставки он будет равен 10 тысяч.
- В приказе о приеме укажите ставку и оклад.
- В табеле учета рабочего времени отмечайте количество отработанных часов в день соответственно ставке. Для работника на полставки каждый рабочий день нужно отмечать по 4 часа.
- Начисляйте оклад пропорционально ставке. Если оклад по штатному расписанию 40 тысяч для полной ставки, то для 0,5 ставки — 20 тысяч.
Как оформить сотрудника на временную работу
- Пропишите в трудовом договоре основание для временной работы (например, если относитесь в МСП или набираете работников для временных или сезонных работ), а также срок, на который заключается договор.
- Больничные и отпуска считайте с учетом срока трудового договора. Подробнее об оформлении и расчетах с временными работниками читайте здесь.
- Не менее чем за 3 дня до окончания срока договора отправьте письменное уведомление работнику.
Нужно ли оформлять родственника, если он работает на ИП
Даже если дети, жена и другие родственники готовы работать совершенно бесплатно, ИП придется оформить их так же, как и «посторонних» работников. Без заключения трудового договора или договора ГПХ есть риск доначисления НДФЛ и взносов, а также штрафов за неоформление трудовых отношений.
⏱ Время прочтения — 6 минут
Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Фото из личного архива, автор фото — Юлия Бородина.
Что грозит за нарушение трудового законодательства
Если фактические трудовые отношения не оформлены или оформлены гражданско-правовым договором, работник может обратиться в суд с иском о признании отношений трудовыми. В таком случае все неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений (ст. 19.1 ТК РФ).
А это значит, что суд, скорее всего, вынесет решение о заключении трудового договора и предоставлении работнику всех гарантий, установленных трудовым законодательством. Например, о предоставлении ежегодно оплачиваемого отпуска, отпуска по беременности и родам, оплате больничных листов и так далее.
Помимо суда, признать отношения трудовыми могут инспекторы Государственной инспекции труда (ГИТ) в результате проверки. За нарушение требований трудового законодательства они привлекают к административной ответственности.
За уклонение от оформления трудового договора или за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу — от 50 000 до 100 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Для ИП сумма кажется небольшой. Но помните: за повторное такое же нарушение наказание будет уже ощутимее — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет для предпринимателя и штраф от 100 000 до 200 000 рублей для юридического лица. Кроме того, попутно могут насчитать и другие нарушения, вытекающие из неоформленных трудовых отношений.
Какова вероятность проверки
Поводом для внеплановых проверок ГИТ чаще всего становится жалоба работника. Иными словами, проверку может спровоцировать любой конфликт с работником, если тот в отместку пожалуется на то, что трудовые отношения с ним не были оформлены как положено. От этого риска не застрахован никто.
Кроме того, ничто не мешает работнику пойти в суд и потребовать признать ваши отношения с ним трудовыми. Обычно такое случается, когда фактический работник требует каких-либо гарантий, предоставленных ему трудовым законодательством, а фактический работодатель ему в этом отказывает.
А чем докажут?
Не стоит обольщаться, что доказать трудовые отношения сложно. Если человек на вас работает, то доказательств у него наверняка наберется немало. Это могут быть и ваша с ним переписка по электронной почте, и аудио- и видеозаписи, и, например, графики смен и отпусков с его фамилией, какие-то документы вашей хозяйственной деятельности, которые он по роду деятельности заполняет и расписывается в них, — товарные накладные, акты, путевые листы и так далее.
Даже наличие у него постоянного пропуска на рабочую территорию может сыграть роль доказательства трудовых отношений в совокупности с другими. Кто-то может дать и свидетельские показания — например, ваши клиенты, с которыми часто общается ваш работник.
Дело не только в штрафах
Правильно оформленные трудовые отношения нужны не только работнику, но и работодателю. Во-первых, официальные трудовые отношения дают работодателю не только обязанности, но и права: например, право требовать соблюдения распорядка трудового дня, возможность заключать договор о полной материальной ответственности, когда сотруднику вверены материальные ценности. Кроме того, официальные трудовые отношения дают работникам уверенность в их постоянстве, а когда люди настроены на долгую работу, они более мотивированы работать не кое-как, что в конечном итоге положительно повлияет на эффективность вашего бизнеса.
Как быть, если вы уже заключили вместо трудового договора гражданско-правовой или ваш помощник приступил к работе без всякого оформления? Лучший вариант: оформить трудовой договор, не дожидаясь конфликтной ситуации.
Вернуться в начало
Читать дальше
HeadHunter
Новости и статьи
Сервисы для соискателей
Молодым специалистам
- Уведомления в мессенджер
- Switch to English
Сегодня на сайте 1017731 вакансия , 61918414 резюме , 1848002 компании и за неделю 3454165 приглашений
Что должен сделать ИП-работодатель
Если вы заключаете с человеком трудовой договор, то обязаны выполнить следующие условия:
Составить трудовой договор на бумаге и подписать его вместе с сотрудником на протяжении 3-х рабочих дней. Оформить приказ о приеме на работу.
Зарегистрироваться в ФСС как работодатель. Это необходимо сделать в течение 30 дней после найма первого сотрудника.
Вести трудовую книжку, заполнять бумажную и электронную версию.
Проводить специальную процедуру по оценке трудовых условий.
Выплачивать зарплату не менее 2-х раз в месяц. Например, 20 числа перечислять аванс, 10 — заработную плату.
Придерживаться МРОТ и следить за средней зарплатой по рынку. Если вы установите сумму меньше, то налоговая служба может задать вам вопросы.
Оплатить ежегодный отпуск сотруднику — 28 дней.
Отправлять данные в ФСС для выплат больничных и пособий.
ИП может трудоустраивать наемных сотрудников как по трудовому договору, так и по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Договор ГПХ выгоден по условиям для работодателя, рассмотрим подробнее отличия:
не требуется заполнять кадровые документы и вести трудовую книжку;
не нужно вставать на учет в ФСС, если об этом не указано в договоре;
необходимо выплачивать только вознаграждение подрядчику без привязки к МРОТу;
больничные и отпускные оплачивать не нужно;
Но не со всеми сотрудниками можно заключить ГПХ. Данный договор разработан для нерегулярных работ и не подходит для длительных трудовых отношений. Например, с бухгалтером такой договор подписать не получится, а вот со строителями можно. Также договор не обязывает сотрудников находиться в офисе, главное предоставить результат.
Какие налоги необходимо уплачивать за сотрудников
И по трудовому договору и по ГПХ необходимо отчислять 13% от заработной платы и вознаграждения в НДФЛ.
Страховые взносы составляют 30% от суммы зарплаты и 27,1% от вознаграждения.
Страховые взносы в ФСС. Для каждого вида деятельности установлен свой процент, он может составлять от 0,2% до 8,5%.
Какую отчетность необходимо сдавать индивидуальному предпринимателю
СЗВ-М – сведения о застрахованных лицах, которые подают ежемесячно в ПФР.
6-НДФЛ — отчет, в котором указывается сумма полученных доходов физических лиц и удержанных налогов. Сдается раз в квартал в ФНС.
Расчет по страховым взносам — отчет по взносам на пенсионное, социальное и медицинское страхование. Сдается раз в квартал в ФНС.
4-ФСС — ответ по страхованию от несчастных случаев во время работы и профессиональных заболеваний. Сдается раз в квартал в ФНС.
СЗВ-СТАЖ — ежегодный отчет о стаже сотрудников.
СЗВ-ТД — отчет о кадровых событиях в организации.
Брать или не брать: во сколько обойдется неофициальный работник
За неофициальное трудоустройство ИП придется заплатить следующие штрафы:
5 000 – 10 000 рублей административный штраф,
20% от неуплаченных налогов по НДФЛ, 40 % от страховых взносов,
пени за весь срок неофициального трудоустройства,
отдельно заплатить примерно 43% от зарплаты за НДФЛ и страховые взносы за весь срок.
Предусмотрена и уголовная ответственность, если сумма неуплаченных налогов составляет более 2,7 млн рублей. Штраф — 100 000 рублей и срок от 1 года.