Можно ли завести новую трудовую книжку

Трудовая книжка работающего — это базовый протокол, где указывается четкая профессия, должность и стаж. Все правила ведения данного документа, его оформление и изменение, а также все возможные допущения, инструкция и пример вкладыша прописаны в законах России.

Если ее не завести, то могут появиться следующие осложнения:

• если стаж работы не подтвержден, то это может стать проблемой при приеме на работу;
• появятся осложнения при выходе на пенсию, ведь размер данной выплаты плотно связан с количеством времени, которое отработал человек и с количеством баллов за эту работу;
• не будут начисляться и присуждаться государственные льготы и привилегии;
• за такую работу не взимается налог, что нарушает закон и ведет к санкциям.

В случае если трудовая книжка была потеряна или ее не выдали, когда сотрудник увольнялся, то ему нужно получить ее копию на предыдущем месте работы.

При закрытии компании новый наниматель обязан завести новый документ и прописать в нем причину, по которой нет старого.

Записи в трудовой книжке

Содержание и заполнение книжки – это задача нанимателя, на весь тот период, что работник состоит в штате и ИП не исключение. В случае если ведение данной документации отсутствует, организации грозит уголовная ответственность за нарушение закона о налоговых выплатах.

Все данные по поводу дополнительной работы (включая увольнение) вписываются в трудовую на основном месте работы на усмотрение сотрудника, при предоставлении свидетельства, которое подтверждает данную деятельность.

Помимо самой деятельности в трудовую книжку обычно заносят данные относительно поощрений, переводах по должности, а также все данные, свидетельствующие причинам прекращения работы и увольнению.

Все вопросы, касающиеся рабочих моментов должны быть записаны с указанием номера приказа, который должен быть зафиксирован в особой учетной книге организации.

Подлинные правила оформления данных записей, исправлений и ведения установлены п 2. Постановления.

О приеме на работу

Заметка, подтверждающая прием на рабочее место, вносится в раздел «Сведения о работе», который располагается на 2-3 страницах трудовой книжки. В обязательном порядке должно быть указано полное официальное название компании, а также допустимые официальные сокращения.

Для каждой колонки есть свое предназначение:

1. Номер.
2. Дата устройства на работу.
3. Занимаемое место в организации и четкое название.
4. Приказ или распоряжение с указанием номера.

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Об увольнении

Информация об увольнении должна вноситься в трудовую книгу в день, когда работник подал заявление об уходе или начальник подписал приказ о его увольнении на определенных основаниях (все это должно быть подтверждено статьей из ТК РФ). Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 закрепило четкий регламент по ведению трудовой книги.

В документ принято вносить дату последнего рабочего дня, если не присутствует других договорных предписаний или договоренностей.

Вкладыш

В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.

В чем заключается его верное оформление:

• начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
• титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
• данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
• на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
• сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.

Ограничений по количеству добавленных вкладышей нет, они добавляются при необходимости по мере смены работы.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Существует несколько способов исправить заметки так, чтобы книжка по-прежнему была юридически пригодна:

• если в документе была произведена опечатка, то переделать ее можно в организации, которая ее и допустила;
• внести изменения в записи может нынешний начальник, в случае, если у него имеются документы, которые могут подтвердить истинность информации, это может быть некоторый договор или акт, архивное заключение из предыдущей компании.

Важно знать! Вносить какие-либо изменения и исправлять ошибки в трудовой книжке самостоятельно строго запрещено. В такой ситуации она станет юридически непригодна, а стаж можно будет подтвердить лишь через суд.

Любая ошибка в трудовой не может исправляться, основываясь на свидетельских показаниях, только если это решение суда или же произошла потеря документа из-за какой-либо чрезвычайной ситуации/катастрофы.

Может ли быть две трудовые книжки?

В той ситуации, если сотрудник потерял свою трудовую книгу, то его нынешний начальник имеет право завести новую. Если же старая книжка найдется, то новую нельзя удалить, ведь она уже числится в отчетах, в связи с этим на руках у работника может иметься сразу две трудовые, и обе будут юридически действительны.

В законах не прописано существование каких-либо лимитов на этот счет, а вся информация относительно страховых и пенсионных начислений содержится в базе данных самой организации.

Но у этого есть и свои минусы:

1. Могут возникнуть сложности с пенсионными выплатами, ведь фонд сочтет истинным лишь один из документов, стаж, который прописан во втором учитываться ими не будет.
2. В том случае, если вы будете получать какие-то льготы или выплаты (пособи на детей, отпускные) на две книжки сразу, то это может повлечь за собой наказание в виде штрафа и возмещения всех полученных средств.
3. Это может привести к трудностям при устройстве на работу, ведь в случае предоставления сразу двух трудовых, работодатель может счесть это подозрительным, что как минимум приведет к отказу в принятии на работу.

Более выгодно, если вы работаете по трудовой книжке, а если потеряете, то можно завести снова на новом рабочем месте или восстановить старую, но обойти все прошлые рабочие места.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.

Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:

• заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
• всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
• при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.

Стоит знать! Все предоставленные документы должны быть юридически заверены подписью и печатью. В случае обмана и подлога вся ответственность за это ляжет на работника.

По закону действующий начальник обязан выдать копию трудовой не более, чем через 15 дней после того, как получил заявление.

В ней должны быть указаны суммарный стаж, без названий компаний, должности и проработанного там периода времени. Если есть записи относительно увольнения, стажа или чего-то другого, то данная информация в копию не вносится.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.

Правила заполнения трудовой книжки:

• для написания дат используются только арабские цифры;
• ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
• запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
• вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
• для заполнения используется только официальный язык государства;
• вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
• при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
• строгая нумерация каждой записи;
• наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.

Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.

При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.

Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:

• трудовую книжку — 75 лет;
• отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
• книга приходов/расходов — 5 лет.

Так как все документы являются частью отчета и имеют нумерацию, то их выдача происходит только под роспись самого получателя.

Как правильно оформлять трудовую книжку?

• Указывается Ф.И.О и дата рождения.
• Информация об образовании и квалификации.

Записи о приеме на работу:

• Дата и номер данной заметки.
• Наименование компании и название должности.
• Номер приказа, заявляющий прием на работу.
• Реквизиты с печатью.

Если необходимо, можно добавить:

• Причины смены Ф.И.О.
• Сведения о государственной или военной службе.

Лица, ответственные за ведение трудовой книжки

По закону РФ лицо, которое занимается ведением и хранением трудовой книги, может быть подвергнуто некоторым санкциям:

• прекращение работы на срок до 3-х месяцев и выплата штрафа в размере до 50 тыс. руб.;
• возможно наказание в виде дисциплинарного взыскания со снятием с должности на срок до 3х лет;
• выплата материального ущерба работнику.

В случае если правила касающиеся трудовой книжки нарушаются, нужно обратиться в государственный надзор, в органы правоохраны и запросить консультацию у опытных адвокатов, которые специализируются на трудовом кодексе.

Законно ли наличие нескольких трудовых книжек?

Трудовая книжка – самое важное свидетельство трудового стажа сотрудника. Причины, по которым гражданин оформляет трудовую книжку повторно, могут быть различными:

Две и более книжки

• утеря бланка трудовой и обнаружение оригинальной книжки только после заведения новой
• скрытие от начальства предприятия еще одного места работы
• желание утаить факт увольнения с прошлого места работы «по статье»
• работник хочет начать трудовой путь с «чистого листа» и скрыть сведения о прежней нежелательной квалификации
• физическое повреждение первой книжки

Каждый работник имеет право работать на нескольких предприятиях. Тем не менее, трудовая книжка должна храниться у основного работодателя (в соответствии со статьей 66 ТК РФ). Деятельность в других организациях в данном случае считается совмещением.

По желанию работника сведения о второй работе можно внести в трудовую книжку, основываясь на приказе о приеме на службу в другую компанию.

Следовательно, у работника не должно быть в наличии несколько трудовых книжек. В случае потери книжки необходимо сообщить об этом в отдел кадров и будет выдан дубликат.

Однако четкого запрета владеть несколькими трудовыми книжками не содержится в Трудовом Кодексе. Сотрудник, работая сразу в двух организациях и заводя трудовые книжки в двух экземплярах, прямой ответственности перед законом не несет. Но иногда возникают ситуации, когда работа по двум книжкам незаконна.

Например, женщина получает пособие по уходу за ребенком по обеим книжкам. В другом случае девушка выходит на новую работу, не прекращая декретный отпуск, и заводит еще одну трудовую книжку с целью получать пособие и в дальнейшем. Данные ситуации могут закончиться плачевно, так как работницу могут вынудить вернуть излишне полученные средства через суд или обвинить в мошенничестве.

Таким образом, для исключения проблем в будущем желательно вести трудовую деятельность, используя трудовую книжку в единственном экземпляре.

Как быть с вычетами при наличии двух трудовых?

Сотрудник, устраиваясь в организацию, должен сообщить работодателю о наличии трудовой книжки в двух экземплярах. Отказать в трудоустройстве на законодательном уровне работнику не могут. Однако работодатель задастся вопросом, почему стаж не учитывается в одной трудовой, даже при наличии второй работы по совместительству.

При этом работодатель попросит работника определиться с основным местом работы для того, чтобы не нарушить выполнение статей НК РФ. Ведь претендовать на налоговые вычеты сотрудник может лишь на одном месте работы.

Рабочий обязан выбрать основное место работы, а в другую организацию передать заявление, что вычеты уже получены. Не стоит предъявлять права на налоговые вычеты на обоих рабочих местах. В случае если об этом факте узнают работники налоговой службы, нарушитель заплатит штраф по статье 122 НК РФ.

Вопрос о налоговом вычете является важным и для предприятия-работодателя. Поэтому начальник обязан быть в курсе, работает сотрудник в организации на основном месте работы либо совмещает эту работу с другой. Ведь если при ежегодной проверке работники налоговой службы обнаружат несоответствия, то нанимателю придется также оплачивать штрафы и пени согласно ст.

123 НК РФ. Для наемного рабочего данная ситуация чревата увольнением.

Таким образом, владельцам двух трудовых книжек не надо претендовать на налоговые вычеты сразу на нескольких местах работы. Также это касается других гарантий с основного места работы. При оформлении сотрудником отпуска на время прохождения сессии по учебе, требовать его оплаты нужно только у одного работодателя.

Во второй организации необходимо оформить бесплатный отпуск.

Оформление пенсии при наличии двух трудовых книжек

Владельцы трудовых книжек в двух экземплярах при оформлении пенсии, подавая документы в ПФ, пытались сдать с пакетом документов обе книжки с целью увеличения общего стажа. Однако сотрудники пенсионного фонда не принимают несколько трудовых книжек. Предоставлять в ПФ можно лишь один экземпляр.

В ближайшем будущем планируют отменить у работников обязательное наличие трудовой книжки. С внедрением персонифицированного учета в пенсионном страховании утратился смысл в книжке как в накопителе учета трудового стажа. Индивидуальные записи на каждого работника в пенсионном фонде включают все сведения о стаже будущего пенсионера.

Помимо этого, после пенсионной реформы на сумму пенсии также влияют взносы на индивидуальный счет в ПФ.

Следовательно, людям с несколькими трудовыми книжками, необходимо иметь в виду, что к пенсионному заявлению они смогут приложить только одну «выгодную» книжку.

Пособия и стаж

Обладателей трудовых книжек в дух экземплярах довольно часто волнует вопрос о том, как рассчитывается страховой стаж и начисляются пособия. Страховой стаж состоит из следующих периодов работы:

• госслужба
• муниципальная служба
• по трудовому договору
• другая деятельность, на протяжении которой работник был застрахован

Пособия выплачиваются в случае предоставления больничного в связи с:

Подтверждением для расчета стажа и суммы пособий согласно законодательству является трудовая книжка. Следовательно, для оформления и получения денежных выплат работник должен указать лишь одно главное место работы. Пособия, полученные в связи с беременностью и послеродовым периодом, или заболеванием, начисляются по одной из трудовых книжек.

Если работник захочет получить данные выплату по двум местам работы, то его смогут обвинить в мошенничестве.

Девушкам при оформлении больничного листа по беременности обязательно стоит указать основное место трудоустройства. Получить два больничных для разных организаций невозможно.

Таким образом, запрета в законодательстве РФ на наличие у сотрудника нескольких трудовых книжек не предусмотрено. Однако стоит понимать, что наличие книжек в двух экземплярах способствует возникновению проблем при обращении в налоговые и пенсионные органы.

Можно ли завести новую трудовую книжку, а старую выкинуть

Трудовой стаж, а именно — сведения о том, как человек работал ранее, где именно и по каким причинам произошло его увольнение, является одним из самых важных факторов, которые принимает во внимание работодатель при трудоустройстве нового сотрудника. И наличие негативной информации о работнике, например, увольнение с предыдущего места работы за нарушение трудовой дисциплины, может очень серьезно повлиять на перспективы трудоустройства.

Именно поэтому неудивительно, что многие россияне стремятся каким-либо образом избежать подобного негативного воздействия. В том числе — путем заведения новой трудовой книжки. Ранее российское законодательство подразумевало, что в случае первого в жизни трудоустройства, трудовая книжка на сотрудника заводится работодателем.

Фактически же это могло привести к тому, что работник мог попросту сказать, что это — его первое место работы, и получить новую трудовую книжку, а старую выкинуть или оставить храниться у себя вплоть до момента получения пенсионных отчислений.

Однако на практике Пенсионный фонд крайне негативно относится к необходимости подтверждения стажа путем предъявления нескольких разных трудовых книжек и в таком случае практически гарантированно потребуются лишние действия в виде подтверждения стажа дополнительными документами от работодателей. Более того — имели место случаи, когда Пенсионный фонд отказывался при предъявлении нескольких трудовых книжек признавать любую из них, что в итоге приводило к дополнительным сложностям и снижению получаемых пенсионных платежей.

Таким образом, даже несмотря на теоретическую возможность выкинуть старую трудовую книжку и завести новую, это не обеспечивало должного учета пенсионных отчислений и вызывало трудности у россиян. Конечно, для того чтобы «очистить» трудовую историю такой метод подходил, однако в принципе осуществимым он был исключительно до 2021 года.

Почему после 2021 года нельзя завести новую трудовую книжку

Сейчас в Российской Федерации во всех сферах жизни имплементируется избавление от необходимости ведения бумажной документации и переход на электронный документооборот и системы учета. Подобные цифровые системы на практике обеспечивают централизацию сведений о налогоплательщиках и лицах, участвующих в системе пенсионного страхования, позволяя четко фиксировать их реальный страховой стаж для последующих расчетов пенсионного обеспечения.

Одним из элементов подобного перехода стало введение электронной трудовой книжки, более подробно о которой можно прочитать в отдельной статье. Теперь, с 2021 года оформление обычных бумажных трудовых книжек российскими работодателями было прекращено — несмотря на то, что старые трудовые книжки могут использоваться работодателями и сотрудниками, в отношении новых работников изготовление новой трудовой книжки не производится.

Вместо этого сотрудники предоставляют работодателям сведения о трудовой деятельности, получаемые непосредственно от ПФР, в том числе в электронном формате. Подобный подход делает принципиально невозможным заведение новой трудовой книжки — независимо от того, есть ли на руках у сотрудника старая, или нет. Ведь фактически все сведения уже фиксируются в базе данных и при приеме на работу запрос в ПФР является обязательной процедурой.

Как можно попытаться завести новую трудовую книжку чтобы избавиться от плохой причины увольнения

С учетом нововведений российского законодательства, «обмануть» работодателя не представляется возможным. Работник при приеме на работу в любом случае должен предоставить сведения о трудовой деятельности — либо же за него регистрацию осуществит сам работодатель. При этом осуществить регистрацию уже зарегистрированного застрахованного лица не получится, а значит — работодатель в любом случае узнает о наличии каких-либо проблем с трудовой историей работника.

Формально, причина увольнения с прошлого места работы не должна быть препятствием к трудоустройству, и отказ сотруднику в приеме на работу из-за увольнения на прошлом месте работы будет незаконным. Но на практике обосновать отказ каждый работодатель может без каких-либо сложностей, не прибегая к дискриминационным формулировкам.

Поэтому единственный способ избавиться от плохой трудовой истории — это перекрыть ее более новыми записями и сведениями о работе. В таком случае вряд ли работодателя будет волновать событие, произошедшее несколько лет или десятилетий назад, и оно крайне маловероятно повлияет на дальнейшую работу. Кроме этого, сведения о трудовой деятельности в электронном формате ведутся с 2020 года, поэтому далеко не факт, что работодатель в принципе сможет узнать о негативных эпизодах трудовой истории соискателя в течение раннего времени.