Таблица графика работы

В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна.

Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов.

Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.

В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:

• 40 часовой;
• 36 часовой;
• 30 часовой;
• 24 часовой и другие.

Составление рабочего графика базируется:

• на режиме работы (времени функционирования предприятия;
• на трудовом законодательстве.

Режим работы организации (учреждения, предприятия) — это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.

Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах — 12.00-15.00.

График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни (магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы.

Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.

Образец графика работы

Скачайте файл, в котором сможете создать необходимый вам график работы на примере существующего.

Файл в формате .xlsm для программы Excel.

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении.

Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки — 7,2 ч (женщины), 8 ч — мужчины.
2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная).

При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения.

От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения.

Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально.

Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв.

Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут.

Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут. Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

• табличный;
• программный;
• диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени — месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав — штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Как пользоваться

Создать график смен

Область с ними-календарем отвечает за графики смен и настройки.

Например, график 3/3. Сегодня — выходной, а завтра выходите на работу, значит завтра — первый рабочий день. Укажите его в мини-календаре, а ниже добавьте 3 рабочих и 3 выходных. Рассчитанный график сформируется автоматически. Выберите нужный год.

Дни, выделенные красным — праздники. При наведении на день календаря появится: рабочий/выходной/праздник и режим работы. При клике — добавление событий, дополнительных рабочих смен, подработок.

‍ ‍ Создать график на несколько человек (сотрудников)

Авторизуйтесь. Графики смен на каждого человека сохраните в профиле. Отметьте кликом по квадратику и нажмите «Объединить».

Если нужно распечатать — выберите ориентацию (вертикальная, горизонтальная).

Так формируются календари производственных смен, общие рабочие дни с близкими, друзьями и дежурства с коллегами.

Добавить график в Google.Календарь

Экспортируйте график в ICS-файл (кнопка «Экспорт» над графиком), скопируйте предложенную ссылку. В Google.Календарь добавьте «Новый по URL» и укажите скопированную ранее ссылку

Поделиться всеми графиками сразу

Авторизуйтесь. Кликните на имя профиля. В выпадающем меню выберите «Поделиться графиками». После получения ссылки в этом же меню появится кнопка «Выключить доступ к графикам».

Поддержать проект

Поддержите проект звонкой монетой. Это мотивирует и дальше развивать инструмент построения графика смен.

Поддержка занимает всего минуту вашего времени, а средства идут на реализацию пожеланий, технические работы по сайту и вкусняшки для бигля Ватсона.

Возможности

• Создание любого графика смен в утро, день, вечер, ночь на 2022, 2023, 2024 года
• Личные события на графике (день рождения, отпуск, праздник и т.п.)
• Подработки, дополнительные смены дежурств
• Сохранение нескольких графиков в личном аккаунте
• Объединение графиков в один (например, для списка сотрудников или поиска ближайших выходных со своими друзьями и родными)
• Синхронизация с Google.Календарь
• Печать календаря
• Скачать график в DOC или PDF с красивым фоном, поделиться ссылкой на один или все свои рабочие графики

Обновления

Вы можете бесплатно составить графики работы на 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023, 2024, 2025, 2026 года.

Поделитесь с друзьями:

Спасибо огромное за вашу поддержку! Это мотивирует и дальше развивать инструмент построения графика смен.

Поддержка занимает всего минуту вашего времени, а средства идут на реализацию пожеланий, технические работы по сайту и вкусняшки для бигля Ватсона.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю.

На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Кто заполняет

Документ составляет руководитель или ответственное лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание обязан составлять руководитель структурного подразделения.

После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения.

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

1. Подготовить базу для заполнения: указать наименование и регистрационные сведения организации.
2. Перечислить всех сотрудников с указанием их должностей.
3. Отметить дни, в которые каждый служащий приходит на работу.

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

1. Заполняйте документ с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. Укажите начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.
2. Следите за продолжительностью трудового дня. Продолжительность регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени.
3. При необходимости предусмотрите сокращенную продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 ТК РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Где и сколько хранится

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлены сроки хранения кадровой документации. В п. 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет.

При работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет или 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003.

Конкретной ссылки, сколько хранить рабочее расписание, в приказе нет. Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Правила оформления сменного графика

Если руководитель планирует, что в компании (учреждении, заведении) будет сменный график рабочего времени, он должен его документально оформить:

• подписать внутренний приказ о введении сменного графика;
• отредактировать Правила трудового распорядка, включив туда соответствующую информацию;
• подготовить и постоянно вести график сменности;
• прописать данные положения в трудовых договорах персонала.

Типовая форма графика сменности не принята законодательно, поэтому составляется в произвольном виде.

Работодатель должен учесть следующие требования закона:

• продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю;
• запрещается обязывать присутствовать на работе более 2 смен подряд;
• каждую неделю у граждан должны быть выходные, суммарной продолжительностью не менее 42 часов.

Важно помнить, что при сменном режиме работы постоянно случаются переработки. К примеру, сменщики могут опаздывать, уходить на больничный или в отпуск. Такие переработки нужно оплачивать по требованиям Трудового кодекса.

Количество сменяющих друг друга специалистов должно позволять им работать в комфортных условиях без постоянных переработок (число максимально допустимых сверхурочных также ограничено законом 120 часами в год).