Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты. При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения. Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении.
Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107.
В поля вносятся следующие данные:
- реквизиты получателя;
- порядковый номер позиции;
- наименование;
- количество;
- объявленная ценность.
Чтобы зарегистрировать переданный комплект и подтвердить факт отправки, на одном экземпляре работник почты ставит печать, дату пересылки и подпись.
Чем отличается шаблон для архива
Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально. Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения. За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг. Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив.
Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова. Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов. В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.
Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:
- Название организации.
- Номер перечня.
- Дата составления.
- Наименования переданных форм.
- Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
- Срок хранения.
- Количество листов.
- Расположение бланка.
- Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.
Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений. Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг.
Почему важно учитывать переданные документы
В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии. Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.
Опись играет важную роль в организации документооборота. Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери. В дальнейшем потребуется их восстанавливать.
Нередко опись документов приходится составлять:
- кадровым работникам;
- бухгалтерам;
- сотрудникам государственных органов.
При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом. Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.
Правовая регламентация
Существует несколько инструкций и рекомендаций, относящихся к хранению документов в целом, и к составлению описи в частности. К общегосударственным нормативным актам относятся:
Кроме того, на предприятиях и организациях существуют собственные внутренние правила и нормы делопроизводства, в том числе и по хранению документов.
Опись управленческих документов
Документы, отражаемые в описи, должны быть систематизированы в зависимости от степени их важности или приоритетности.
В рамках делопроизводства предприятий и организаций описи подлежат документы, передающиеся на временное или постоянное хранение.
Опись документов, направляемых на хранение в архив, составляется на унифицированном бланке, утвержденном Росархивом в 20002 году
Описи документов, хранящихся в личных делах работников предприятий и организаций, хранятся вместе с делами в качестве их неотъемлемой части.
Начинается опись с момента заключения трудового договора и пополняется далее одновременно с приложением к делу новых документов. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.
Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.
Опись приложений
Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.
Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.
Опись почтовых вложений
Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России. В бланке отражаются:
- наименование или ФИО получателя:
- наименование и количество единиц каждого вложенного в почтовое отправление документа;
- установленная отправителем стоимость каждого документа и итоговая стоимость всех вложенных документов.
Более подробно об особенностях отправки писем с описью вложения рассказано в отдельной статье нашего сайта.
Почтовый работник скрепляет опись своей подписью и штемпелем почтового отделения.
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Необходимость описи
Опись — это упорядоченное перечисление названий (наименований) документов, содержащихся в том или ином комплекте сведений. В нем отражают краткое содержание документов. Важность изготовления описей документов трудно переоценить.
Это объясняется тем, что, в последствии, спустя некоторое время, при возникновении необходимости выяснения различных обстоятельств в тех или иных вопросах, неизбежно приходится обращаться к письменным сведениям. А они содержатся в документах, которые можно отыскать в архивных материалах. Там все систематизировано и упорядочено в описях документов размещенных по временным параметрам, то есть по датам.
Таким образом можно сделать вывод о необходимости описей. Цель составления описей – упорядочение, систематизация, оформление и сохранность документов.
Составление описи документов
Описи желательно выполнять на фирменных бланках организации, хотя это никакими нормативными актами не регламентируется.
В самом начале, наверху страницы необходимо озаглавить текст с указанием принадлежности вносимых в опись документов. Если необходимо, указать его номер.
Зачастую опись имеет табличную форму, состоящую из нескольких столбцов. Это номер по порядку, наименование, номер самого документа по регистру, дата его создания, количество страниц. Можно по усмотрению делопроизводителя добавить другие столбцы: номер страницы, ценность, примечание и так далее.
В графе (столбце) примечании при необходимости совершаются надписи о характерных особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты. Количеству наименований соответствует количество строк в таблице описи. В конце таблицы описи заносится итоговое количество документов и их величину экземпляров цифрами и прописью.
В конце описи указывается фамилия, инициалы и должность, исполнителя (составителя) и руководителя. Также их подписи и дата изготовления описи. Количество экземпляров описи может регулироваться по необходимости При необходимости можно указать в завершении описи сдал, принял с указанием фамилий и инициалов.
Как правильно составить опись передачи документов
Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.
Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:
- наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
- стороны — отправитель и получатель;
- дата составления;
- список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
- подписи ответственных лиц.
После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.
Какие реквизиты документов стоит указывать:
- Полное наименование.
- Дата и регистрационный номер.
- Форма (оригинал или копия).
- Количество листов.
Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.
Заверять опись печатью необязательно.
Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.