Командировке

В командировку можно отправить не каждого сотрудника. По ТК РФ, есть ряд ограничений. Нельзя направлять в командировку:

(при мед. показаниях); женщин;
• сотрудников моложе 18 лет;
• сотрудников, с которыми заключён ученический договор.

По ст. 259 ТК РФ, некоторые сотрудники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения, это:

• женщины с детьми до трех лет;
• воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
• воспитывающие ребенка-инвалида;
• осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних. Во всех этих случаях работодатель формирует письменное уведомление для сотрудника.

Сотрудник знакомится с документом, ставит своё согласие и подпись, при отсутствии ограничений по медицинскому заключению. Он также может отказаться от командировки — указать это в уведомлении или написать отдельное заявление.

Приказ о командировке

Работодатель указывает цель, срок и место служебной командировки и выпускает приказ. Создать приказ можно по унифицированной форме Т-0 Госкомстата или по внутренней форме компании. В приказе должны быть:

• наименование организации;
• наименование документа и дата его составления;
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
• место назначения (страна, город, организация);
• срок командировки (количество календарных дней);
• даты начала и окончания поездки;
• цель командировки;
• организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.

Оплата командировки

Штатному сотруднику, которого направляют в командировку, должны оплатить:

• проезд;
• проживание; ;
• иные расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты. Если вы летели на самолете, сохраните посадочный талон со штампом о досмотре. Если штамп поставить не удалось, подойдёт другой документ, который прямо или косвенно подтвердит факт использования билетов.

Например, багажные квитанции или бирки. Для подтверждения затрат на проживание подготовьте документы из гостиниц.

Нормы и порядок оформления затрат компания выбирает самостоятельно. А вот порядок выплаты суточных прописан в законодательстве. Если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, удерживаются НДФЛ и взносы.

Во время командировки сотруднику выплачивают среднюю зарплату. Учитываются все дни работы по графику, плюс дни в пути. Работа в выходные или праздники оплачивается по общим правилам: в двойном размере или с предоставлением дополнительного выходного.

Оформление авансового отчёта

Отчёт о затратах (билеты, чеки, квитанции и т.п) сотрудник должен предоставить в течение трёх рабочих дней после командировки.

Работодатель может выдать денежные средства до командировки. Если сотрудник потратил большую сумму, то компания выплачивает компенсацию, если меньшую — сотрудник обязан вернуть разницу компании. Ещё можно оплатить всю командировку за счет личных средств, а потом возместить расходы по чекам из поездки.

Как видно, процесс оформления командировки достаточно прост, а сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы.

Похожие статьи

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Почему важно отличать командировку от поездок и разъездной работы

Командировка, или служебная командировка — это поездка работника для выполнения поручения работодателя. Командировка проходит вне места постоянной работы, длится определенный срок и оформляется приказом (ч. 1 ст. 166, ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Поэтому когда работник ездит в командировку на 1 месяц, неделю в отпуск и потом опять на 1 месяц в командировку, то, скорее, у него работа вахтовым методом, а не командирование. А значит, по заявлению работника суд может взыскать с работодателя надбавку за вахту, оплату за фактически отработанное время. Вахтой считается работа, отвечающая критериям ст.

297 ТК РФ, даже если работодатель вахтовый метод не вводил, поясняет Верховный суд в Обзоре от 26.02.2014.

В командировке работник получает:

Среднюю зарплату, а не оклад.

Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.

Командировочные расходы — суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.

С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Чтобы фирмы просто так не уклонялись от уплаты взносов и НДФЛ, не ущемляли работников, налоговые органы и инспекции труда проверяют работодателей. Поэтому важно отличать командировку от просто поездки.

Не являются командировкой:

• Поездки проводника поезда «Москва — Лабытнанги». Это служебная поездка работника, чья работа осуществляется в пути.
• Поездка курьера, водителя. Это служебная поездка работника, чья работа имеет разъездной характер.
• Работа на вахте.
• Поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
• Поездки сотрудника, оформленного по договору на оказание услуг, договору ГПХ, самозанятого.

Признаются командировкой:

• Однодневные поездки в другой город, если они не являются регулярными. Иначе Минтруд считает это не командировкой, а работой с разъездным характером. Например, для электромонтеров, которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185.
• Поездки в обособленное подразделение головной организации, если по трудовому договору местом работы указано «обособленное подразделение». (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).
• Поездка дистанционного работника в офис работодателя, если он расположен в другом городе (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Топ-5 ошибок при оформлении командировок и авансовых

Ошибка № 1. Бухгалтер принимает чеки без проверки

Работник купил в интернете и принес бухгалтеру поддельный бензиновый чек. Бухгалтер включил чек в авансовый отчет, принял сумму в налоговом учете. При проверке налоговая выявит недействительность чека, не позволит учесть затраты при расчете НДС и налога на прибыль.

Как избежать: сравнить суммы и название товара в чеке работника с данными налоговой. Для этого на сайте налоговой укажите данные вашего чека.

Проверку чеков можно автоматизировать в СБИС. Программа по фотографии чека проверяет его достоверность на сайте налоговой, вносит данные в авансовый отчет и отправляет бухгалтеру на согласование.

Ошибка № 2. Кадровик неверно определяет срок командировки

Работник улетел в командировку 1 марта в 23:00, а кадровик оформил приказ о командировании со 2 марта. Расходы на оплату билета налоговая не признает командировочными.

Как избежать: Оформлять командировку со дня вылета. В примере это 1 марта.

Ошибка № 3. Руководитель не описал в документах цель командировки

Начальник устно поручил работнику посетить 10 клиентов, а тот был только у 2. Работнику объявили выговор. Суд отменил дисциплинарное взыскание, поскольку цель командировки нигде не зафиксирована.

Как избежать: Устанавливать и четко описывать цель командировки, например, в приказе о направлении в командировку.

Ошибка № 4. Не учитывают «льготы» на отказ от командировки

Работница отказывается ехать в командировку. Ей объявляют выговор, а она только потом сообщает о праве на отказ от командировки, приносит справку о беременности и пишет жалобу в инспекцию труда.

Как избежать: Прописать в ЛНА компании, что работник может принести документы о праве на льготы при направлении в командировки.

Ошибка № 5. Документы о командировках оформляют на бумаге и ксерокопируют чеки

Бухгалтер, работник, его начальник оформляют до 9 видов бумажных документов: служебное задание, план командировки, приказ о командировке, командировочное удостоверение, авансовый отчет, путевой лист, служебная записка, отчет о командировке, приказ о продлении командировки и т.д.

Что такое командировка, чек-лист по оформлению командировок и как перейти на электронное оформление командировок

Этапы оформления командировки

1. Выберите сотрудника

В командировку нельзя отправить беременную. У многодетного папы надо спросить согласие на командирование и предупредить о праве отказаться от командировки. Если эти правила нарушить, тогда по жалобе работника инспекция труда может наказать. Штрафы для компании 30–50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Некоторые кадровики включают в положение о командировании фразу об обязанности работника письменно сообщить о наличии льгот при направлении в командировку, чтобы не упустить наличие льготы и не забыть спросить согласие. Кто-то из работодателей спрашивает согласие у всех работников подряд, чтобы не тратить время на выяснение права на льготу.

Пример формулировки ЛНА для снижения ответственности 

Работники, имеющие право на отказ от направления в служебную командировку и те, кого законами РФ запрещено направлять в служебные командировки, предоставляют в отдел кадров работодателя документы, подтверждающие это право.

Каких работников нельзя отправлять 

Категория	Основание
Беременные	Ст. 259 ТК РФ
Лица до 18 лет	Ст. 268 ТК, исключение — артисты, художники, творческие работники
Работающие по ученическому договору	Ст. 203 ТК РФ

У каких сотрудников надо получать согласие 

Категория	Основание
Женщины с детьми до 3 лет	Ст. 259, 264 ТК РФ
Родители с детьми-инвалидами
Родитель, единолично воспитывающий ребенка до 14 лет
Опекун ребенка до 14 лет
Родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель вахтовик
Многодетные родители с детьми до 18 лет
Осуществляющие уход за больным членом семьи
Инвалиды	Ст. 167 ТК РФ
Работник в отпуске. Нужно согласие на вызов из отпуска	Ч. 2 ст. 125 ТК РФ

2. Согласуйте условия командировки и размер аванса

Работнику надо выдать аванс в любой день до начала командировки. Размер аванса зависит от цены билетов, жилья и сроков командировки. Работник может поехать на своей машине или общественном транспорте. На день или месяц. Жить в гостинице 5 звезд или ограничиться хостелом.

Для описания условий командировки работодатели применяют служебные записки, сметы, путевые листы. Их можно оформлять по любой форме, потому что они не обязательные. Часто служебную записку составляет сам работник, визирует его руководитель и директор компании. После согласования документы направляют в бухгалтерию для выплаты аванса.

Согласовывать параметры командировки удобнее всего электронно, потому что не появляется лишних бумаг, сохраняется переписка, в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится заявка на командировку.

Согласовывать можно и на бумаге, и устно, но такой способ не подойдет крупной компании. Потому что чем больше в компании работников, тем больше людей участвует в процессе согласования командировки и тем больше времени он отнимает.

Если в компании электронный документооборот, сумму аванса согласуете за пару кликов. В СБИС сможете настроить любой путь согласования. Например, чтобы менеджеры согласовывали факт командирования со своим руководителем и главбухом, а юрист еще и с генеральным директором.

3. Издайте приказ о командировании и ознакомьте с ним работника

Издайте приказ и ознакомьте с ним работника под подпись. Если категория сотрудника льготная, получите у него согласие на командирование и предупредите о праве отказаться от командировки.

Приказ — это единственный обязательный документ о направлении в командировку. Служебное задание, командировочное удостоверение не требуется оформлять с 2015 года (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Приказ оформляйте по собственной форме или Т-9. Если отправляете в командировку несколько человек, подойдет форма Т-9а. В приказе укажите основные параметры поездки:

Это может быть: установка и наладка оборудования, производство гарантийного ремонта, участие в судебном заседании, участие в переговорах, презентация продукта компании, инвентаризация, установление наличия всех материальных ценностей.

Даты отъезда — возврата.

Некоторые работодатели издают приказ с открытой датой завершения командирования. Это неправильно, поскольку противоречит понятию командировки из ст. 166 ТК РФ. Недавно Роструд напомнил, что за такое нарушение работодатель может быть оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как считать срок командировки

Срок служебной командировки — это период со дня выезда до дня приезда из нее, согласно абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Но есть нюансы.

Представьте, самолет вылетает 2 марта в 00:05. Чтобы попасть на самолет, работник выезжает в аэропорт 1 марта в 21:00. Какой день будет днем начала командировки — 1 или 2 марта?

Тут все зависит от места расположения аэропорта. Днем начала командировки будет 2 марта, если аэропорт расположен в черте города. И 1 марта, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Это правило установлено в абз. 3 п. 4 вышеупомянутого Положения о служебных командировках и касается станций, пристаней.

Как учитывать рабочее время

Если работник выезжает в командировку в воскресенье, нужно оформлять привлечение к работе в выходной. Так считает Верховный суд РФ в решении ГКПИ2002-663 от 20.06.2002 и Роструд в письме № ПГ/37602-6-1 от 24.01.2020.

Зарплата

В командировке работник получает среднюю зарплату, а не оклад. Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.

Командировочные расходы

Командировочные расходы — это суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.

С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Как оплатить командировку, что входит в суточные, какими документами подтвердить расходы на наем квартиры — читайте в статье.

Не нужно платить суточные при командировках на 1 день. Это связано с тем, что по ч. 1 ст.

168 ТК РФ суточные выплачиваются с целью возмещения расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Как указал Верховный суд в решении ГКПИ05-147 от 04.03.2005, выплату суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Если работник имеет возможность ежемесячно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз.

4 п. 11 Положения о служебных командировках).

5. Оформите отчет о командировке

После возвращения из командировки работник должен отчитаться. Тут возможны 2 вида отчетов: для кадровика и бухгалтера.

Отчет о командировке. Это не обязательный документ по закону, но работодатели его оформляют. Отчет пригодится кадровику, чтобы объявить работнику выговор за невыполнение служебного задания. Пригодится бухгалтеру, чтобы компенсировать затраты на проезд по бензиновым чекам.

Компенсация ГСМ сотруднику, как сэкономить на налогах и бензине — читайте в статье.

Авансовый отчет. Это обязательный документ, отчет о потраченных суммах по форме АО-1 «Авансовый отчет». Срок предоставления авансового отчета 3 рабочих дня по п. 26 Положения о служебных командировках.

К авансовому отчету прикладываем документы, подтверждающие затраты на проезд и проживание.

Расходование суточных подтверждать не нужно. Чеки о покупке чая и булочки на вокзале требуются, только если по локальному акту работодателя он компенсирует затраты на еду в командировках.

Гарантии при направлении в командировку

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, убедитесь, что на него не распространяются два основных запрета о командировке:

Обратите внимание! Сотрудников, которым командировка запрещена по закону, нельзя в нее направить даже при их согласии. В противном случае работодателю грозит ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Также убедитесь, что у работника нет ограничений для направления в служебные командировки:

• медицинского характера, в том числе по ИПРА (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• из-за наличия ученического договора (когда командировка не связана с ученичеством, ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• в связи с особым статусом: в частности, запрещена для зарегистрированного кандидата (ч. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2022 № 67-ФЗ).

Какими способами составить уведомление о направлении в командировку с правом на отказ от нее, вам подскажут наши опытные консультанты .

Обратите внимание, что некоторых сотрудников можно отправлять в командировки только с их согласия и при уведомлении о праве на отказ. Их перечень к 2022 году был расширен. Теперь среди них (ст. 259 ТК РФ):

• сотрудницы с детьми до трех лет;
• одинокие родители (опекуны), воспитывающие ребенка младше 14 лет;
• работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения;
• сотрудник, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет, если второй его родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет;
• инвалиды, когда командировка не запрещена им по медицинскому заключению (ст. 167 ТК РФ).

Оперативно и подробно о всех изменения в трудовом законодательстве вы узнаете благодаря нашему сервису .

Важно! Командировка в выходной день несет риски для работодателя. Особенно если в выходные дни сотрудник будет трудиться, таким образом вы лишаете работка права на отдых. Рекомендуем избегать таких ситуаций, так как по оценке Роструда такое нарушение относится к высокому риску – 8 баллов.

Аванс и авансовый отчет по командировке

Работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд (и другие нужды с ведома или разрешения работодателя) и суточные (п. 10, 11 Положения).

Важно! Оплата командировки: информацию, как оплатить дни отъезда, приезда и нахождения в пути во время командировки, смотрите в Письме Минтруда от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415.

Выдача средств в командировках производится в России по Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. При этом основание — расходный кассовый ордер 0310002 (форма № КО-2). Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

В частности, согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. Основанием для нее служат: стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных и др. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

За пределами России аванс выплачивают в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 №173-ФЗ (далее – Закон № 173-ФЗ, п. 16 Положения ).

Это возможно, если работодатель – юрлицо разрешает проводить денежные операции в наличной форме (ст. 9, 15 Закона № 173-ФЗ с учетом ограничений по Указам Президента России от 18.03.2022 № 126, от 31.03.2022 № 172, от 04.05.2022 № 254).

Оптимизируйте кадровые процедуры и документы в вашей компании по нашим рекомендациям, алгоритмам и образцам.

По окончании командировки работник обязан в трехдневный срок отчитаться о средствах, выданных ему в качестве аванса (п. 26 Положения). Для отчета может быть использована унифицированная форма № АО-1 либо иная форма, разработанная и утвержденная работодателем самостоятельно (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ ).

Документы, подтверждающие командировку, прикладывают к отчету. Их перечень можно закрепить в локальном акте компании, колдоговоре (ст. 168 ТК РФ). Среди них (п. 7 Положения):

• авиа-, железнодорожные и другие билеты;
• путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта;
• подтверждение найма жилья: гостиничные чеки, документы, оформленные на бланках строгой отчетности (абз. 3 п. 28 Правил, утвержденных ПП РФ 09.10.2015 № 1085);
• счета за иные расходы, произведенные с ведома или разрешения работодателя.

Неизрасходованные средства работник возвращает в кассу организации. В случае перерасхода работодатель возмещает дополнительные затраты сотрудника, которые подтверждены документально (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе вычесть из зарплаты работника остаток неиспользованных средств, если тот не вернул их добровольно (ч. 2–3 ст. 137 ТК РФ).

Суточные в командировке в 2022 году

Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ).

Следовательно, если сотрудник может ежедневно возвращаться домой – суточные не выплачивают. Например, под это правило подпадают все командировки на территории России (п. 11 Положения).

Следует учесть, что по последним разъяснениям, поездка сотрудника в пределах административно-территориальных границ его места работы командировкой не считается (п. 3 Положения, Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Если же речь идет об однодневной зарубежной поездке, работнику выдают 50 процентов нормы суточных, которая утверждена в компании (п. 20 Положения , ст. 168 ТК РФ).

Само же решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха (абз. 5 п. 11 Положения).

Подтверждать суточные документами не нужно. Конкретный размер суточных работодатель утверждает самостоятельно в локальном акте (ст. 8 , 22 ТК РФ).

При этом важно учесть, что по общему правилу максимальный размер суточных в командировке по России, не облагаемый НДФЛ, ОПС, ОМС, ОСС, – 700 рублей. Аналогичный предельный размер суточных в командировке в заграничных поездках – 2500 рублей. (ст.

217 НК РФ). Исключение составляют взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такими взносами не облагаются те суммы суточных, которые отражены в локальном акте компании (ст.

20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ ).