Деловое письмо приглашение

Благодарственное письмо

Благодарственные письма все активнее входят в практику делово­го общения. Широкое использование этого жанра в западноевропей­ском менеджменте определяется не только стандартом поведения ме­неджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партне­ров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара.

Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэро­порта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинте­ресованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслужи­вания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгод­ным.

Что такое письмо приглашение и когда оно составляется

Письмо-приглашение, как и следует из его наименования, представляет собой особую разновидность некоммерческой корреспонденции. Оно используется с четкой целью – пригласить определенного субъекта на конкретное событие, то есть для непосредственного участия в запланированном событии.

Практика показывает, что таким событием часто оказывается мероприятие какой-либо тематики, обучающий или ознакомительный семинар, собеседование (беседа) с работодателем, совещание, собрание, выставка, презентация, а также участие в тендере и другие возможные события, которые планируются на конкретные даты заранее.

Некоммерческий характер письма-приглашения вовсе не исключает его деловую направленность. По данной причине пригласительные письма достаточно часто применяются в предпринимательской и иных сферах общественной жизни.

В деловых некоммерческих коммуникациях письмо-приглашение выполняет следующие задачи:

1. Уведомить адресата (получателя) о каком-либо предстоящем событии. Как правило, подобные события заранее планируются на определенные дни (отправитель пригласительного письма указывает дату/время такого события).
2. Подтвердить сам факт приглашения адресата (получателя) для участия в конкретном запланированном событии.
3. Напомнить адресату (получателю) о месте, дате и времени назначенного события.
4. Уточнить адрес и конкретное время проведения ранее запланированного мероприятия.
5. Подчеркнуть важность, смысловое значение события (мероприятия) для адресата (получателя).
6. Проявить должную вежливость по отношению к адресату (получателю), оказать ему внимание, продемонстрировать уважительность в общении. Использование пригласительных писем считается признаком хорошего тона, что настраивает адресата (получателя) на продолжение контакта.
7. Прочие функции. Письмо-приглашение может оказаться единственным вариантом установления (продолжения) контакта, если личное общение, телефонный разговор, электронная почта или интернет-мессенджеры не представляются возможными.

Письмо, содержащее приглашение на конкретное запланированное событие, может быть передано адресату (получателю) одним из следующих доступных способов:

1. Отдать в руки при личной встрече. Как вариант, можно устно озвучить приглашение.
2. Передать через курьера. При этом имеется возможность разъяснения адресату непонятных моментов (если такие возникнут при получении корреспонденции).
3. Почтовое отправление. Если событие представляет большую важность, документ рекомендуется переслать ценным письмом, предполагающим опись вложений и уведомление отправителя о вручении. Необходимо, чтобы данное письмо поступило адресату своевременно (рекомендуется отправить его заблаговременно).
4. Отправка по e-mail или с помощью интернет-мессенджеров. Указанный вариант считается подходящим для приглашения адресата на встречу, собеседование, презентацию.

Правила написания

Пригласительное письмо составляется в свободной (произвольной) форме. Общеобязательные шаблоны для этой категории писем не установлены законодательством. Это значит, что организация, гражданин или индивидуальный предприниматель вправе сформировать и использовать собственные образцы подобной корреспонденции для различных стандартных ситуаций.

Однако при составлении всё же желательно соблюдать стандартные общепринятые правила (нормы) ведения деловой переписки:

1. Использовать официальный, деловой, но вежливый стиль изложения и обращения.
2. Не допускать просторечия и разговорных оборотов в тексте письма.
3. Исключать любые ошибки и многозначные словесные конструкции при написании текста.
4. Четко представить адресату суть обращения (приглашения).
5. Учитывать особенности запланированного события (мероприятия).

Как правило, в типичном пригласительном письме указываются следующие сведения (реквизиты):

1. Информация об отправителе. Рекомендуется отобразить ФИО физлица, занимаемую должность, фактический/регистрационный адрес, а также название организации (если письмо отправлено от имени юрлица) и её главные реквизиты. Здесь же располагаются контакты для связи.
2. Информация об адресате (получателе). Указываются ФИО гражданина, его должность, фактический адрес, а также название организации (если письмо адресовано юрлицу) и её основные реквизиты.
3. Заглавие документа, которое обычно размещается по центру и отражает суть обращения (приглашения).
4. Обращение к получателю (адресату) по имени и отчеству с приставкой «Уважаемый».
5. Сведения о событии (мероприятии). Обязательно указываются место, дата и время проведения, его суть и смысловое значение для адресата. Допускается указание дополнительной информации, имеющей, однако, большое значение (контакты для связи с ответственным лицом, форма одежды, а также вещи, предметы, которые рекомендуется взять с собой, и прочие существенные моменты).
6. Просьба о подтверждении участия (визита) приглашенного лица. Здесь же указывается желательный способ такого подтверждения (например, отправка ответного письма). Этот реквизит указывается исключительно при необходимости.
7. Расшифрованная подпись отправителя с указанием ФИО и занимаемой должности.

Характер и специфика мероприятия могут повлиять на содержание и форму письма-приглашения. В большей степени это касается изложения информации о самом событии. Например, приглашение на собеседование будет несколько отличаться от приглашения на презентацию или выставку-продажу.

В каких случаях составляется письмо-приглашение

Письмо-приглашение может исходить как от юридического, так и от физического лица, и направляться, соответственно, может также как физическим, так и юридическим лицам.

Основными задачами письма-приглашения являются:

• уведомление адресата приглашения о факте события;
• донесение до адресата информации о времени и месте событий;
• подтверждение факта того, что приглашено конкретное лицо;
• укрепление доверия, налаживание деловых контактов с приглашаемым.

Составляться письмо данного вида может по самым различным поводам:

• как приглашение на деловую встречу между руководителями организаций;
• как приглашение кандидата на должность на собеседование;
• как приглашение на торжественное мероприятие (юбилей);
• как приглашение на бесплатные и платные обучающие мероприятия и так далее.

Общие правила составления письма-приглашения

Письмо-приглашение составляется по общим правилам деловой переписки, с использованием канцелярского стиля речи, грамотно, без ошибок.

Как правило, приглашение от лица организации, адресованное руководителю другой организации, подписывается также руководителем.

В отношении физических лиц таких правил нет, и, например, пригласить на собеседование кандидата на должность может и руководитель подразделения, где есть вакансия.

Физические лица могут переписываться между собой и вовсе без всяких ограничений по стилю и грамотности.

Структура письма-приглашения

Установленной законом формы письма-приглашения не существует. На нашем сайте вы можете найти образец письма-приглашения, который можно использовать, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.

Письмо-приглашение состоит из следующих, расположенных в логическом порядке блоков:

1. «шапка», в которой указываются сведения об отправителе и получателе приглашения. Если письмо составляется на фирменном бланке, то оно уже будет содержать в себе реквизиты отправителя. В противном случае их нужно будет указать, чтобы приглашаемое лицо знало, от кого исходит приглашение. Здесь же указываются данные получателя (ФИО, должность, название организации или ФИО и адрес для физического лица);
2. опционально указывается заголовок письма («Приглашение»);
3. по центру строки допускается расположить обращение «Уважаемый(ая)!» с указанием имении и отчества лица, которому направляется приглашение;
4. в тексте письма максимально подробно излагаются обстоятельства планируемого события (дата, время, место, повод), а также оговаривается желание отправителя приглашения увидеть приглашаемого на данном мероприятии (собеседовании, встрече). Отметим, что приглашение может быть и обезличенным, например, «Приглашаем сотрудников отдела кадров вашего предприятия принять участие в бесплатном семинаре по кадровому делопроизводству»;
5. указываются дополнительные сведения (дресс-код, путь проезда до места встречи, контактный телефон встречающего лица, необходимые документы и т.п.);
6. выражается просьба подтвердить участие (если необходимо) и срок, до которого нужно это сделать. Если участие в мероприятии платное, это обязательно должно быть обозначено;
7. опционально прилагаются пригласительные билеты, буклеты, брошюры и т.п.;
8. завершает письмо подпись автора, его должность, ФИО.

Письмо-приглашение может быть передано лично, направлено обычной или электронной почтой.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

В деловых кругах письмо-приглашение является важным элементом выстраивания доверительных отношений между двумя сторонами

Какие же функции выполняет официальное письмо?

• Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
• Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
• Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

К сведению: в предпринимательской среде также часто пишут официальное письмо с просьбой.

Инструкция по написанию письма приглашения

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

• В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
• Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
• В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
• В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
• Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить текст благодарственного письма.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары.

Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Способы отправки приглашения на мероприятие

Доставить письмо до адресата можно различными способами. Многое будет зависеть от количества приглашенных человек, места проживания получателя и некоторых других факторов.

Какие же варианты существуют?

• Первый из них заключается в собственноручном вручении, то есть письмо передаются лично адресату. Вместо этого можно воспользоваться услугами курьерских служб.
• Второй вариант предполагает отправку почтой. Если мероприятие является очень важным, то лучше отправить приглашение ценным письмом, осуществив при этом опись вложения. В данном случае необходимо учитывать сроки доставки.
• Третий способ отправки – это электронная почта. Данный вариант наиболее распространен при приглашении на собеседование. Для посещения других мероприятий он используется реже.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.